ระบบจัดเก็บเอกสารราชการ
ระบบสำหรับจัดเก็บ ค้นหา และบริหารเอกสารราชการออนไลน์ ช่วยลดการค้นหาเอกสารจากแฟ้มกระดาษ และจัดระเบียบข้อมูลเอกสารให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น
📌 ระบบจัดเก็บเอกสารราชการคืออะไร?
ระบบจัดเก็บเอกสารราชการ เป็น Web Application สำหรับใช้บันทึกและบริหารจัดการเอกสารต่าง ๆ ภายในสถานศึกษา หน่วยงาน หรือองค์กร โดยพัฒนาบน Google Apps Script และใช้ Google Sheets เป็นฐานข้อมูล พร้อมรองรับการจัดเก็บไฟล์แนบผ่าน Google Drive
ระบบถูกออกแบบให้ใช้งานง่ายทั้งบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ มีการแบ่งสิทธิ์การใช้งานระหว่าง ผู้ดูแลระบบ และ ครู/ผู้ใช้งาน พร้อม Dashboard สำหรับดูภาพรวมเอกสารแบบทันที
✨ จุดเด่นของระบบ
บันทึกเลขที่หนังสือ เรื่อง ประเภท หน่วยงานต้นเรื่อง วันที่ออกเอกสาร ปีงบประมาณ และผู้รับผิดชอบ
ค้นหาจากเลขที่หนังสือ เรื่อง หน่วยงาน ประเภทเอกสาร หรือปีงบประมาณได้ทันที
แนบเอกสารได้หลายไฟล์ พร้อมรองรับการลากและวางไฟล์เข้าสู่ระบบ
เข้าสู่ระบบด้วย PIN ตัวเลขแบบแป้นกด ใช้งานสะดวกบนอุปกรณ์ระบบสัมผัส
แสดงจำนวนเอกสารทั้งหมด จำนวนตามประเภท และสถิติปีงบประมาณ
รองรับคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ พร้อมเมนู Navigation สำหรับ Mobile
👨💼 ความสามารถสำหรับผู้ดูแลระบบ
- ดู Dashboard ภาพรวมเอกสารทั้งหมด
- ดูจำนวนเอกสารแยกตามประเภท
- ดู Progress สัดส่วนเอกสารแต่ละประเภท
- ดูกราฟสถิติด้วย Chart.js
- ตั้งค่าชื่อโรงเรียนและชื่อสังกัด
- กำหนดโลโก้โรงเรียน
- กำหนด Google Drive Folder สำหรับไฟล์แนบ
- จัดการบัญชีผู้ใช้งาน
- กำหนดบทบาท ผู้ดูแลระบบ / ครู
- เพิ่ม แก้ไข ปิดใช้งาน และลบผู้ใช้งาน
- นำเข้าข้อมูลผู้ใช้งานจาก Excel
- ส่งออกข้อมูลผู้ใช้งานเป็น Excel
- ดาวน์โหลด Template Excel
- จัดการปีงบประมาณ
- กำหนดสีประจำปีงบประมาณด้วย Color Picker
- จัดการประเภทเอกสาร
- กำหนดสีประจำประเภทเอกสาร
- เพิ่ม แก้ไข ลบ และดูรายละเอียดเอกสาร
👩🏫 ความสามารถสำหรับครู
ครูสามารถใช้งานระบบร่วมกันได้ โดยระบบจะตรวจสอบสิทธิ์จากบัญชีที่เข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติ
- ดู Dashboard และสถิติเอกสาร
- ค้นหาและเปิดดูเอกสารในระบบ
- เพิ่มเอกสารใหม่
- เพิ่มประเภทเอกสาร
- แนบไฟล์ประกอบเอกสารหลายไฟล์
- แก้ไขเอกสารของตนเอง
- ลบเอกสารของตนเอง
- ไม่สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารของผู้ใช้งานคนอื่นได้
- แก้ไข Username ชื่อ-สกุล และ PIN ของตนเองได้
📝 ข้อมูลที่สามารถบันทึกในเอกสาร
- เลขที่หนังสือ
- เรื่อง
- ประเภทเอกสาร
- หน่วยงานต้นเรื่อง
- วันที่ออกเอกสาร
- ปีงบประมาณ
- ผู้รับผิดชอบ
- ไฟล์แนบหลายไฟล์
- ผู้บันทึกเอกสาร
- วันและเวลาที่บันทึกข้อมูล
🗂️ ตัวอย่างประเภทเอกสาร
🔎 ระบบค้นหาและกรองข้อมูล
ระบบรองรับการค้นหาแบบรวดเร็ว และสามารถกรองข้อมูลตาม ประเภทเอกสาร และ ปีงบประมาณ พร้อมทั้งรองรับการเรียงลำดับข้อมูลและ Pagination สำหรับเอกสารจำนวนมาก
ในโทรศัพท์มือถือ ระบบจะใช้มุมมองแบบ Grid Card เป็นค่าเริ่มต้น เพื่อให้ดูข้อมูลได้ง่าย และสามารถสลับระหว่างมุมมอง ตารางกับ Grid ได้
📎 ระบบไฟล์แนบ
สามารถอัปโหลดไฟล์แนบประกอบเอกสารได้หลายไฟล์ โดยไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้บน Google Drive และเชื่อมโยงกับรายการเอกสารในระบบโดยอัตโนมัติ
รองรับการลากไฟล์มาวาง (Drag & Drop) และสามารถเปิดดูไฟล์แนบจากหน้ารายละเอียดเอกสารได้
🎨 การออกแบบ UI/UX
ระบบออกแบบในรูปแบบ Modern Minimal Premium ใช้ Font Sarabun และโทนสีหลัก #0C7C82 และ #35B4B0
- Sidebar สำหรับ Desktop
- Slide Menu สำหรับ Tablet และ Mobile
- Mobile Navigation Bar แบบลอย
- เมนูทางลัดแบบไอคอนคล้าย Application บนมือถือ
- Skeleton Loading ระหว่างโหลดข้อมูล
- Loading Spinner ทุกขั้นตอนการทำงาน
- SweetAlert สำหรับแจ้งเตือนและยืนยันการลบ
- Badge แสดงประเภทและสถานะข้อมูล
- Modal สำหรับเพิ่มและแก้ไขข้อมูล
🛠️ เทคโนโลยีที่ใช้
📖 ขั้นตอนการใช้งานเบื้องต้น
- เปิดระบบจัดเก็บเอกสารราชการ
- กรอก Username
- กด PIN ผ่านแป้นตัวเลข
- ระบบตรวจสอบบทบาทผู้ใช้งานอัตโนมัติ
- เข้าสู่หน้า Dashboard
- เลือกเมนู เพิ่มเอกสาร
- กรอกรายละเอียดเอกสารตามต้องการ
- เลือกประเภทเอกสารและปีงบประมาณ
- แนบไฟล์ประกอบเอกสารได้หลายไฟล์
- กดบันทึก
- สามารถค้นหา เปิดดู แก้ไข หรือลบเอกสารได้ตามสิทธิ์
🎯 ประโยชน์ที่ได้รับ
- ลดการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ
- ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร
- ลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล
- สามารถค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่าย
- แยกเอกสารตามประเภทและปีงบประมาณอย่างชัดเจน
- ใช้งานร่วมกันได้หลายผู้ใช้งาน
- ควบคุมสิทธิ์การแก้ไขและลบเอกสาร
- สามารถใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือได้
- ดูภาพรวมและสถิติจาก Dashboard ได้ทันที
ทดลองใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารราชการ
จัดเก็บง่าย • ค้นหาเร็ว • แยกประเภทชัดเจน • รองรับทุกอุปกรณ์
🚀 เปิดโปรแกรมhttps://script.google.com/macros/s/AKfycbzi2YY_Pi9NnmnLYpUxmm835hFkyE2q07lTDKSr11iq5agRK6YwFqNVpZNj2tGPyvB3/exec
Government Document Archive
พัฒนาเพื่อประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในการบริหารจัดการเอกสาร ให้สะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
#ระบบจัดเก็บเอกสารราชการ #GoogleAppsScript #GoogleSheets #GoogleDrive #WebApplication #ระบบงานโรงเรียน #DigitalSchool #ครูยุคดิจิทัล